مراحل اولیه برای برگزاری یک رویداد، بسیار مهم است. پس از بررسی اهداف یک رویداد، بهتراست چهار تا شش ماه قبل از برگزای آن، برنامه ریزی‌ها انجام شود و تاریخ آن دقیقا مشخص شود. تخمین هزینه های یک رویداد یکی از مراحل مهم است که باید به آن دقت کنید. تیم اجرایی و علمی، نقش مهمی در نمایش درست و اصولی اهدافتان دارد. شناسایی ویژگی مخاطبان و روش جذب آن‌ها در یک رویداد، از اصول اولیه است. در کل برنامه ریزی و اجرای گام به گام مراحل بر طبق پروپزال تعیین شده، در رسیدن به اهداف رویداد، بسیار موثر است.